İto – görevliler – İtokent Sitesi

GÖREVLİLERİMİZ

Ofis

İlhami Yıldırım

Müdür

Elda Kandiyoti

Ön Büro

Fatma Alcar

Ön Muhasebe

İş Tanımı

Ofis - Ön Büro

Site Yönetimi kurallarına ve çalışma saatlerine riayet etmek.
Tüm çalışmaları esnasında iş talimatlarına emniyet kurallarına göre çalışmak herhangi bir kazaya sebep olmamak için özen göstermek. Mesai sonunda işi ile ilgili evrak/belgeyi açıkta bırakmamak, dosyasında muhafazasını sağlamak.
Ofis ile ilgili bölümleri iyi bilmek, bu kısımlardaki arşiv, donanım ve malzemeleri tanıyarak bunların daima iyi muhafaza edilmesini sağlamak.
Ofis operasyonlarının sorunsuz olmasını sağlamak için idari görevleri ve prosedürleri denetlemek.
Telefon ve her türlü yolla yapılan başvuruları yanıtlamak, iletileri düzenleyerek ilgili kişilere yönlendirmek.
Üye arıza bildirimlerinin teknik personel tarafından çözülmesini sağlamak, takibini yapmak ve kayıtlarını tutmak.
Gelen misafirleri karşılamak, ziyaretlerini planlamak ve yönetim kurulundan gerekli kişilere haber vermek.
Gelen-Giden dilekçe ve yazı kayıtlarını tutmak.
Üyelere ait her türlü özel ve kamusal kayıtları hazırlamak ve muhafaza etmek. İşletme Kooperatifi üye kayıtlarının (konut sahipleri) bilgilerini güncellemek. Site konutlarında yapılan satış/devir evrak teslimlerinin İşletme Kooperatifi yasa ve talimatlarına uygun yapılmasını sağlamak. Yeni üyelerin “Koopbist” sistemine kaydının yapılmasını sağlamak.
Hukuk müşaviri ve dava dosyaları ile ilgili belgelerini takip etmek, yazışmak ve arşivlemek (Dosya ve dijital)
Olağanın dışında fark ettiği her şeyi müdür ve güvenlik personeline bildirmek.
Diğer çalışanlar ile ilgili olumsuz davranışları müdüre, müdür ile ilgili ise Yönetim Kurulu Başkanına bildirmek.
Yönetim Kurulu ve Genel Kurul hazırlıklarında aktif rol almak toplantı hazırlıklarına destek olmak
Duyuru ve ilgili yazıları hazırlamak üye bilgilendirmelerinin web, WhatsApp gibi iletişim kanalları üzerinden duyurusunun yapılmasını sağlamak.
Site Sosyal medya hesabını yönetmek.

Site içindeki sosyal etkinliklerin hazırlık ve yapılmasında etkin rol oynamak.
Yakıt alımlarının ve jeneratör, peyzaj araçları, motorların yakıt tüketimlerinin kayıtlarını tutmak.
Ortak alanlardaki elektrik tüketimini aylık olarak kayıt altına almak.
İşletme Yöneticisince talep edilen belge ve raporları hazırlayıp zamanında sunmak.
Günlük sarf malzemelerinin yönetimi, sipariş edilmesi ve envanterinin yapılması sağlamak.
Personelin kullandığı formları kullanıma hazır hale getirmek ve dosyalamak (Malzeme istek formu, mesai formu vb.)
Yönetim tarafından hazırlanan belgelerin üyelere dağıtılmasını sağlamak.
İşletme Kooperatifine ait İtokent servisi bilet satışını yapmak ve yolcu sayısı ile muhasebe kayıtlarının tutulmasını sağlamak.
İşletme Kooperatifine ait Sosyal tesislerin gıda hammaddeleri ve sarf malzemelerinin tedarikini yapmak. Muhasebe evraklarını takip etmek ve YMM e ulaştırılmasını sağlamak.
Her ay site yönetiminin muhasebesi dışındaki yazılı evrakların taranıp yedeklenmesini yapmak ve/veya yapılmasını sağlamak.
iletişim:
02327580002
05333045465

Ofis - Ön Muhasebe

Site Yönetimi kurallarına ve çalışma saatlerine riayet etmek. Tüm çalışmaları esnasında iş talimatlarına emniyet kurallarına göre çalışmak herhangi bir kazaya sebep olmamak için özen göstermek. Mesai sonunda işi ile ilgili evrak/belgeyi açıkta bırakmamak, dosyasında muhafazasını sağlamak.
Ofis ile ilgili bölümleri iyi bilmek, bu kısımlardaki arşiv, donanım ve malzemeleri tanıyarak bunların daima iyi muhafaza edilmesini sağlamak.
Diğer çalışanlar ile ilgili olumsuz davranışları müdüre, müdür ile ilgili ise Yönetim Kurulu Başkanına bildirmek.
İşletme Yöneticisince talep edilen muhasebe kayıtları, belge ve raporları hazırlayıp zamanında sunmak.
Sorumlu Mali Müşavir ile koordineli çalışarak evrakların ve hesapların güncel olmasını sağlamak.
Konutların tükettiği elektrik sarfiyatını ve kullanılan suyun enerji bedellerinin hesaplanıp ilgili aya ait aidat ile her ay başında “Üye Borçlandırılmasını” yapmak.
Yapılan borçlandırmalara göre ödemelerin takibini yapmak, gecikmeler ile ilgili önce üyeleri sonra İşletme Yöneticisini bilgilendirmek.
Personelin izin ve mesai hesap işlemlerini takip etmek, hazırladığı puantajı her ayın sonunda İşletme Yöneticisine sunmak.
Resmî kurumlara olan tüm borçları takip etmek ve zamanında ödenmesini sağlamak.
Sitenin çalıştığı mevcut bankalar ile işlemleri zamanında takip etmek
Gider/Masraf Faturalarının İşletme Yöneticisinin onayı ve bildirdiği harcama koduna uygun şekilde kayıt altına almak. Her ayın 14. ve 29. günü cari raporu İşletme Yöneticisine sunmak.
Mevcut demirbaş, motorlu araçlar, alet ve avadanlıkların kayıtlarını saklamak, motorlu araçlara ait taşıtlar vergisi ve sigortalarının ödenmesini sağlamak ve hurdaya çıkanların listeden silinmesini sağlamak.
Arşiv alanının düzenini sağlamak ve yasal bekleme süresi sonundaki belgeleri tasnif etmek.
Yönetim Kurulu ve Genel Kurul hazırlıklarında aktif rol almak toplantı hazırlıklarına destek olmak.
Büyük satın alma için fiyat tekliflerini almak, satın alma, fatura ve teslim alma süreçlerini takip etmek, kayıt altına almak.

Her ay ana server ve bilgisayarın yedeklenmesi ile basılı muhasebe evrakının taranıp yedeklenmesini yapmak ve/veya yapılmasını sağlamak.
İletişim :
02327580004
05302655867